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Il ruolo del "project execution manager" in azienda

Ce ne parla Davide Serani, project execution manager in outsourcing


16/12/2019

di Giorgio Nadali


Davide Serani

Quante volte le buone idee di business rimangono chiuse in un cassetto? Puntualmente, dopo qualche mese (o anno) un competitor lancia sul mercato un prodotto o un servizio simile a quello che era stato immaginato a lungo, lasciando l’imprenditore in preda ai rimpianti. Davide Serani è la persona che approda in azienda per evitare che succeda qualcosa del genere. Dopo diversi anni di esperienza come project manager nel campo delle energie rinnovabili, si rende conto di essere particolarmente portato per la “messa a terra” delle attività: decide quindi di formalizzare un vero e proprio metodo di project execution management, già testato con successo in vari settori.

Cos'è execution management in outsourcing? 
La fase dell’execution è quella che fa la differenza tra una buona idea che rimane solo sulla carta e un progetto ben riuscito. Si tratta di un passaggio codificato nella disciplina del project management, che è tanto affascinante quanto articolata. Proprio questa complessità spaventa un po’ gli imprenditori, che spesso preferiscono “fare da sé” per snellire i tempi ed evitare aggravi di lavoro. Così facendo, però, rischiano di procedere senza un metodo strutturato e di lasciarsi sfuggire tante occasioni. 
Dalla mia attitudine personale al “fare”, quindi, ho creato un metodo che semplifica la gestione dei progetti e ho iniziato a offrire servizi di execution management in outsourcing. Ciò significa che un imprenditore può affidarmi tutte le attività necessarie per portare a compimento il suo progetto. Non sono solo il classico consulente che dà indicazioni dall’esterno al management e ai dipendenti, perché entro nell’operatività dell’organizzazione e, per così dire, “mi sporco le mani”.

Quali sono le maggiori sfide oggi per un project execution manager? 
Il primo scoglio è quello di entrare in relazione con l’imprenditore, instaurando un clima di fiducia. 
Quando è l’azienda a mettere a disposizione un team, bisogna riuscire a inserirsi velocemente al suo interno, identificando i vari ruoli e sviluppando empatia con ciascuno di essi. In caso contrario, bisogna costruire la squadra da zero: il che richiede di avere a disposizione un ampio network di professionisti da convocare all’occorrenza. 
Il costo del project execution manager va incluso nel budget del progetto, che deve avere un indice di redditività positivo. Per intenderci, se riesco a portare a compimento il progetto come previsto, ciò significa che la mia consulenza è già stata ripagata senza ulteriori aggravi per l’azienda. 
Certamente non si può pensare che la chiave della buona riuscita di un progetto sia esclusivamente l’intervento del project execution manager. Alla base è indispensabile che tutti gli stakeholder remino nella stessa direzione: dal management fino ai singoli dipendenti, passando per i partner, i finanziatori e così via.

Come motivare il team di progetto e orientarlo verso l’execution?La prima parola d’ordine è “umiltà”. 
Quando mi inserisco in un team di progetto chiarisco subito di non voler fare il guru o il tuttologo, ma il direttore d’orchestra. Non voglio sostituirmi al personale dell’azienda né dare ordini dall’esterno: al contrario, non posso andare troppo lontano senza l’energia di tutti i componenti del team. 
Purtroppo, capita ancora troppo spesso che i progetti vengono calati dall’alto all’improvviso. Io preferisco coinvolgere il team fin dalla fase di definizione, creando un forte senso di appartenenza: così facendo, le persone capiscono il valore del proprio contributo e sono disposte a dare il 100% anche senza che nessuno lo chieda.

Tre cose essenziali per trasformare l’idea del cliente in un prodotto o servizio che può proporre al mercato

  1. Chiarezza di intenti. Bisogna decidere cosa si vuole realizzare e il perché, dotarsi di un business plan, definire il team di progetto e analizzare i rischi.
  2. Budget: sembrerà banale, ma senza soldi non si va da nessuna parte. Un buon project execution manager è anche in grado di scovare (e sbloccare) bandi e finanziamenti.
  3. Il percorso che va dal progetto alla realtà non è mai lineare, perché prima o poi emergono inevitabilmente degli imprevisti da gestire. Anche nei momenti di difficoltà, però, è vietato perdere il controllo: bisogna restare sempre focalizzati sul piano di dettaglio, monitorando con costanza i risultati ottenuti e analizzando con oggettività gli eventuali scostamenti.

Quali sono gli errori più frequenti nell'esecuzione di un progetto? 
Gli intoppi fanno parte della vita, così come del processo di sviluppo di un progetto. Scoraggiarsi non serve a nulla, perché con gli strumenti giusti qualsiasi imprevisto può essere affrontato. Detto questo, gli errori più comuni sono i seguenti:

  • Non tenere monitorato il budget di commessa, trovandosi con un “conto” finale sproporzionato rispetto alle attese.
  • Non tenere informati tutti gli stakeholder definendo a priori la tipologia e le tempistiche dei documenti di progetto.
  • Concentrare tutta l’attenzione sulla contingenza quotidiana, perdendo di vista la visione complessiva.
  • Lanciare il progetto con entusiasmo, senza però avere chiaro cosa comporta in termini di tempo, denaro, risorse ecc.

In quali casi un progetto va abbandonato? 
Il progetto va abbandonato quando manca una delle sue componenti fondamentali (volontà, opportunità, budget, team). È molto meglio scoprirlo subito, piuttosto che avviare i lavori per poi scoprire che non potranno mai essere conclusi con profitto. 
Non a caso, la mia attività inizia sempre con un confronto con l’imprenditore e i vertici aziendali. Provvedo quindi a formalizzare un documento che analizza tutti gli elementi di base del progetto ed è la prima pietra sulla quale si sviluppa l’execution. Se da questo passaggio emerge che il progetto non sta in piedi, lo considero comunque una vittoria: perché significa che ho evitato al mio cliente di imbarcarsi in un’attività dagli esiti nefasti.

Perché avvalersi di un project execution manager? 
Perché l’imprenditore, che per natura ha una mentalità creativa e visionaria, dev’essere libero di fare il suo lavoro. E ciò accade solo se può contare sul valido supporto del management che smarchi le varie questioni operative. 
Perché le aziende, soprattutto di piccole e medie dimensioni, sono spesso a corto di personale. Il project execution manager è prezioso proprio perché si inserisce nell’organizzazione, gestisce direttamente il progetto assegnato e alla fine lascia il suo incarico. È l’unico consulente che non ha alcun interesse a restare in azienda il più possibile, anzi guadagna di più se riesce a gestire molti progetti in un anno. 
Perché il project execution manager ha acquisito un’esperienza specifica nella gestione dei progetti complessi e, di conseguenza, conosce e applica le strategie e gli strumenti giusti.

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